Sale OTA là gì? Đây có phải là cơ hội bạn đang tìm kiếm để tối ưu hóa doanh số bán phòng của khách sạn một cách hiệu quả nhất? Trước khi chúng ta khám phá chi tiết về Sale OTA và lợi ích mà nó mang lại, hãy cùng tôi điểm qua khái niệm cơ bản và vai trò quan trọng của nó trong ngành khách sạn.
Sale OTA là gì?
Trước khi đi tìm hiểu tầm quan trọng của Sale OTA, bạn hãy đọc nội dung trong phần này để biết được Sale OTA là gì?
Khái niệm OTA
OTA( Online Travel Agent là đại lý du lịch kinh doanh dựa trên hình thức online. Trong lĩnh vực lưu trú, Online Travel Agent được hiểu là các kênh bán các phòng trực tuyến như Luxstay, Booking, VN Trip…
Sale OTA là gì?
Sale OTA là gì? Sale OTA viết tắt của từ Sale – Online Travel Agency là đại lý, đối tác du lịch bán sản phẩm du lịch như phòng khách sạn, tour du lịch thông qua kênh trực tuyến. Tóm gọn lại OTA là công ty/đại lý du lịch trực tuyến. Các công làm dịch vụ SALE OTA khách sạn như Hotel Helper thường không ra dịch vụ du lịch trực tiếp mà làm đại lý bán dịch vụ cho các khách sạn, resort, nhà nghỉ cung cấp dịch vụ. Kênh bán mà các công ty/đại lý này lựa chọn là online.
Tất cả các giao dịch từ việc đặt dịch vụ cho đến thanh toán đều được thực hiện online. Vì thế, các khách sạn cần đến những chuyên viên Sale OTA, họ có nhiệm vụ quản lý và vận hành những hệ thống OTA của nhà hàng, khách sạn, đồng thời, tiếp cận, ký kết hợp đồng với những đối tác OTA mới và mở thúc đẩy doanh số OTA cho Hotel.
Sale OTA, về bản chất, thực hiện các công việc tương tự như các nhân viên bán hàng truyền thống. Tuy nhiên, điểm đặc biệt của họ là tập trung vào việc bán phòng trên các nền tảng trực tuyến tại cả thị trường Việt Nam và quốc tế. Điều này đòi hỏi họ phải có kiến thức chuyên sâu về công nghệ, thành thạo ngoại ngữ, và luôn cập nhật xu hướng thị trường.
Ngoài công việc bán phòng, một số Sale OTA còn đảm nhiệm các vai trò khác như Marketing hoặc lễ tân tại khách sạn, homestay nếu những địa điểm này không có nhân viên riêng. Tuy cách tổ chức này thay đổi dựa trên quy mô và cách vận hành của từng khách sạn, không có một tiêu chuẩn cụ thể.
Dù làm việc trong lĩnh vực nào, Sale OTA luôn đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt hơn so với các kênh quảng bá khác như mạng xã hội. Vì vậy, các khách sạn cần sử dụng những người chuyên nghiệp trong việc quản lý tài khoản và tối ưu hóa việc bán phòng trên các OTA phổ biến như Booking.com, Expedia, Hotels.com, Agoda… Đây chính là vai trò của Sale OTA.
Tùy mô hình cũng như cách sắp xếp nhân viên, khách sạn có thể thuê Sale OTA như nhân viên làm việc tại chỗ hoặc làm việc từ xa qua công ty Sale OTA. Không hề có tiêu chuẩn nào chỉ việc thuê từ xa hay tại chỗ sẽ có hiệu quả hơn. Chọn lựa này tùy vào chiến lược bán phòng và mô hình vận hành của khách sạn.
Sale OTA về cơ bản phụ trách công việc như một Sale khách sạn thông thường. Tuy nhiên họ chủ yếu tập trung thực hiện trên những trang bán phòng online. Vì thế những Sale OTA cần vững vàng ngoại ngữ, thành thạo công nghệ và nhanh chóng nắm bắt xu hướng thị trường.
Thậm chí một số người còn kiêm luôn vị trí Marketing, nhân viên lễ tân… cho khách sạn nếu không có nhân viên phụ trách. Cách sắp xếp này phụ thuộc chủ yếu vào quy mô cũng như cách vận hành của khách sạn chứ không theo chuẩn chung nào.
Tầm quan trọng của Sale OTA với khách sạn
Đối với khách sạn, người làm Sale OTA có vai trò khá rộng, trải dài qua nhiều lĩnh vực. Nhưng vai trò này phần lớn không mang tính bắt buộc, chỉ là hỗ trợ công việc. Cụ thể:
Vai trò của Sale OTA
Chi tiết
Chịu trách nhiệm, trực tiếp tham gia vào việc bán phòng
Sale OTA là người trực tiếp chịu trách nhiệm, đồng thời tham gia bán phòng qua các đại lý du lịch hoặc trên những nền tảng bán phòng. Đây là vai trò chính giúp định hình bản chất, công việc của người làm Sale OTA.
Làm cầu nối giữa khách sạn với khách hàng
Không những vậy Sale OTA còn là người làm cầu nối giữa khách sạn và khách hàng. Cụ thể:
- Họ cung cấp những thông tin về phòng cho khách hàng chọn lựa.
- Làm rõ các nhu cầu từ phía khách hàng để khách sạn tiến hành chuẩn bị và hỗ trợ kịp thời.
Đây chính là vai trò mang tính hỗ trợ, giúp gia tăng tỷ lệ bán phòng thành công và cân bằng quyền lợi cũng như trải nghiệm của khách hàng.
Đồng bộ các thông tin về trạng thái đặt phòng
Ngoài ra những người làm Sale OTA còn đồng bộ các thông tin về chính sách giá, trạng thái đặt phòng,… trên những trang OTA. Vai trò này cũng là phụ trợ, nhưng lại giúp khách sạn tối ưu việc bán phòng, tăng tỷ lệ tiếp cận của những khách hàng tiềm năng.
Quản lý nội dung cũng như hình ảnh trên những trang OTA
Vai trò tiếp theo của Sale OTA đó chính là quản lý hình ảnh, nội dung trên những trang OTA. Việc quản lý những nội dung trên trang OTA giúp họ bán phòng hiệu quả hơn.
Đề xuất, xây dựng và triển khai kế hoạch khuyến mãi, truyền thông
Đặc biệt các Sale OTA còn là người đề xuất, triển khai kế hoạch khuyến mãi, truyền thông… cho khách sạn. Tùy sức ảnh hưởng cũng như vị thế trong khách sạn, mà vai trò này của Sale OTA hoặc không cần thiết, hoặc quan trọng.
Sale OTA cần thiết với các khách sạn khi nào?
Vai trò của Sale OTA chủ yếu xoay quanh việc bán phòng qua các trang OTA, đem về cho khách sạn nhiều booking hơn.
Chính điều này đã đặt ra thử thách với chủ khách sạn khi không phải ai cũng hiểu và chuyên về OTA. Chính vì thế, lúc này người Sale OTA lại càng quan trọng hơn. Vậy Sale OTA cần thiết với các khách sạn khi nào?
Khi chủ khách sạn thiếu kiến thức, kinh nghiệm vận hành OTA
Chủ khách sạn giữ vai trò quản lý và làm trung tâm, vì thế không phải ai cũng là người giỏi làm việc không phải chuyên môn. Khi có kế hoạch bán phòng trên những kênh OTA, họ sẽ cần tới người chuyên lĩnh vực này để tránh gặp phải sai sót, rủi ro không đáng có.
Khách sạn của bạn sẽ không thể cạnh tranh được với đối thủ nếu vai trò này không được bảo đảm. Sự xuất hiện của những Sale OTA đã giúp giải quyết các vướng mắc về kinh nghiệm, chuyên môn vận hành OTA cho chủ khách sạn. Từ đó, việc bán phòng của họ sẽ tốt hơn, đem lại hiệu quả cũng như chất lượng rõ ràng hơn.
Chủ khách sạn thiếu thời gian vận hành cũng như quản lý công việc
Dù có kinh nghiệm, biết cách bán phòng trên OTA thì không có nghĩa chủ khách sạn làm được việc đó. Tuy nhiên những chủ khách sạn đi lên từ Sale OTA, lễ tân về mặt kinh nghiệm phần nào sẽ đáp ứng được.
Nhưng nếu họ đang kinh doanh đa lĩnh vực hoặc đảm nhiệm nhiều công việc cùng lúc, việc sắp xếp, phân bổ thời gian để bán phòng trên OTA là không cần thiết. Họ sẽ bỏ tiền thuê Sale OTA để tăng cường nhận diện, cải thiện hình ảnh, đồng thời thúc đẩy việc bán phòng hiệu quả hơn.
Đặc biệt, trong giai đoạn mới vận hành, không phải ai cũng nắm được kiến thức về OTA, vì thế lúc này vai trò của Sale OTA là vô cùng cần thiết.
Chủ khách sạn không rành về công nghệ
Một số khách sạn đã quen với cách quảng bá, vận hành bằng phương pháp truyền thống, thủ công như số sách, giấy tờ,…. Vậy nên khi xu hướng đặt phòng qua trang OTA tăng mạnh, họ vẫn chưa theo kịp được và không biết nên bắt đầu từ đâu, như thế nào.
Hay có thể nói họ hiểu biết trong việc vận hành, công nghệ OTA. Do vậy, trong tình huống này việc tìm đến Sale OTA là sự phát triển, thay đổi về tư duy người làm chủ khách sạn. Đồng thời đây còn là dấu hiệu cho thấy được sự đổi thay trong cách vận hành đem đến cho khách sạn cách bán phòng mới, hiện đại.
3 yếu tố khiến chi phí thuê Sale OTA tăng cao
Sale OTA cần thiết với khách sạn, nhưng khoản chi phí trong quá trình thuê. Nếu ngân sách không thể đáp ứng được, các chủ khách sạn nên cân nhắc tới việc duy trì. Cụ thể, có 3 yếu tố khiến cho chi phí thuê Sale OTA cao, đó là:
Chi phí cho set up ban đầu
Để mở bán trên các kênh OTA và xuất hiện trên Google, việc tạo một tài khoản bán phòng là bước cần thiết. Thông thường, tài khoản này được quản lý bởi các đội ngũ Sale OTA, và chủ khách sạn cần đóng một khoản chi phí riêng (ngoài số tiền thuê). Quyết định về việc trang bị máy móc phụ thuộc vào cách tổ chức và vận hành Sale OTA tại từng khách sạn.
Nếu bạn thuê Sale OTA như một nhân viên trong khách sạn, việc trang bị máy móc (như máy tính) cho họ làm việc sẽ tạo thêm chi phí. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc, khách sạn cũng cần chịu phí bảo trì và sửa chữa máy móc. Trong dài hạn, tổng chi phí này có thể tương đương với chi phí ban đầu để thiết lập máy móc.
Nếu bạn thuê Sale OTA như một người làm việc từ xa (qua trung gian là các công ty Sale OTA), bạn sẽ không phải chịu chi phí trang bị máy móc này. Tuy nhiên, các kênh OTA cũng sẽ yêu cầu một khoản phí tương đương. Vì vậy, việc sắp xếp và tính toán một cách thông minh là điều quan trọng để đảm bảo hiệu quả doanh thu mà không tăng thêm nhiều chi phí không cần thiết.
Chi phí nhân viên Sale OTA
Khoản chi cho nhân viên Sale OTA có 2 dạng: Doanh số tính theo KPI và lương cứng tính theo tháng. Cụ thể:
- Lương cứng tương tự như những Sale khác, thường không phải là thu nhập chính bởi khá thấp. Đây chính là chi phí tối thiểu chủ khách sạn cần trả cho Sale OTA để đem lại nguồn khách hàng ổn định.
- Doanh số theo KPI: Đây là thước đo vô cùng hấp dẫn, tạo thế cạnh tranh giữa những khách sạn khi tìm kiếm nhân viên Sale OTA. Tùy lượng booking đổ về, Sale OTA sẽ nhận % hoa hồng theo mức đã thống nhất hoặc tương ứng.
Tùy sự thống nhất giữa đôi bên khi làm việc, nhân viên Sale OTA có thể nhận doanh số theo KPI, không cần lương cứng, hoặc nhận lương cứng, không phải chịu áp lực KPI hoặc chọn cả 2. Dựa vào dòng booking đổ về trong mỗi tháng, cách làm việc, sự phù hợp cho mỗi chọn lựa sẽ là khác nhau.
Nhiều chủ khách sạn không tối ưu được cách trả lương cho Sale OTA nên đã thâm hụt chi phí thuê không đáng có.
Chi phí hoa hồng cho các OTAs
Mỗi OTA có cách tính hoa hồng khác nhau. Điều này đã giúp phân tầng từng nhóm OTA, đồng thời thể hiện được sự hấp dẫn cũng như giá trị khi chọn lựa OTA phù hợp. Rõ ràng, càng nhiều OTA, nhóm khách hàng tiềm năng tiếp cận sẽ càng nhiều, dĩ nhiên chi phí đi kèm cũng càng tăng. Vậy nên, bạn cần xác định kênh OTA đúng để tối ưu nguồn khách hàng cho khách sạn của mình.
Tùy từng kênh OTA cách tính hoa hồng riêng, % dao động ở mức khác nhau:
- Airbnb: 3%.
- Expedia, Booking, Luxstay…: Từ 10 – 15%.
- Traveloka: 20%…
Mặt khác, một số nhân viên Sale OTA thường sẽ tối ưu bán hàng bằng cách mở nhiều kênh. Điều này làm chi phí vận hành biến động, chủ khách sạn sẽ khó xác định được lợi nhuận một cách chính xác. Để khắc phục tình huống này, chủ khách sạn nên tìm giải pháp hỗ trợ mang tính thuyết phục hơn hoặc thảo luận trực tiếp với Sale OTA về các kênh OTA mở.
Lời kết
Hy vọng qua bài viết này bạn đã hiểu được Sale OTA là gì? Các bạn có nhu cầu tìm hiểu về thông tin này hoặc cần khóa học online về Sale OTA thì liên hệ ngay đến chúng tôi nhé!